ICT융합산업 선도도시 울산 구현

- 울산 조선해양 Tech+ -

행사대행 용역 과업지시서

2019. 3.

Ⅰ. 과업개요

1. 과업개요

가. 용 역 명 : 울산 조선해양 Tech+ 행사대행 용역

나. 용역기간 : 계약체결일 ~ 행사당일 이후 20일까지

다. 추정금액 : 금21,000,000원(부가가치세 포함)

라. 행사내용

○ 일    시 : 2019. 6. 28.(금), 11:00 ~ 16:00

○ 장    소 : 울산 동구(현대호텔울산 2층 전구역)

○ 참석인원 : 200명 정도

	울산 조선해양 Tech+ 행사 개요
○ 행사내용 : 울산 조선해양산업 대중소 상생협력 및 발전을 위한 기념행사 ○ 행사구성 - 제 13회 울산 조선해양의 날 기념식 - 조선해양산업 발전 기술 및 전략 세미나(세미나명 미정) - 현대중공업/현대미포조선 주관 기술·구매 상담회 - 조선해양기자재 및 조선해양ICT융합기술 전시 및 시연 ○ 참석대상 : 200명 정도(조선해양산업 산·학·연·관 관계자 등) ○ 행사주관 : 울산정보산업진흥원, 울산창조경제혁신센터, 한국조선해양기자재연구원, 조선해양ICT융합협의회 ○ 행사후원 : 현대중공업, 현대미포조선

2. 과업목적

가. 제 13회 울산 조선해양의 날 기념식을 맞이하여 조선해양 산업인의 긍지와 사기진작을 도모하고 기념식 행사의 성공적 개최를 위함

나. 행사 참가자들에게 실질적인 도움이 되는 행사(기술·구매 상담회, 제품 전시· 시연, 세미나 등) 기획으로 내실 있는 행사를 개최하고자 함

다. 조선해양산업의 발전적 미래 비전을 제시하고, 산·학·연·관 관계자들 및 지역주민이 참여하는 화합의 장을 마련하고자 함

3. 과업범위

가. 본 과업은「울산 조선해양 Tech+」행사에 필요한 홍보, 행사기획 및 운영, 준비, 무대설치, 의전, 진행 및 행사 후 시설물 철거를 통한 원상복구 등 모두 포함(단, 행사 일정·장소 변경 등 제반여건에 따라 발주자의 수정지시가 있을 경우 즉시 이에 응하여야 함)

나. 과업 범위

1) 공간적 범위 : 행사장 전체(주차장 포함)

2) 시간적 범위

- 행사개최 기획 및 준비 : ~ 2019. 6. 27.(목)

- 행사개최 : 2019. 6. 28.(금) 09:00 ~ 20:00

3) 내용적 범위

구분	과 업 내 용
행사 준비	- (홍보) 울산 조선해양 Tech+ 행사에 대한 사전 홍보 일체 ․ 행사 홍보물 제작·설치/홍보영상물 제작·상영, 행사 초청장 제작·발송 등 - (기획) 행사 프로그램 기획·디자인·연출에 관한 사항 일체 ․ 무대/시설물 제작·설치·배치·정비, 음향·영상 시스템 설치 및 운영 ․ 행사 출연진(운영인력 포함) 섭외, 사전 교육, 리허설, 운영관리, 강사비 등 ․ 집기 및 비품 대여, 의전 행사 관련 각종 제반사항 ․ 식전행사 기획 및 섭외 등 제반사항 - (디자인) 행사 홍보물 관련 디자인 결과물 제작 ․백드롭, 거리배너, X-배너, 초청장, 포스터, 책자, 폼포드, 판넬 - (행사진행) 행사장내 시설 세팅 ․ 테이블, 단상, 커피머신 및 다과, 음향시설, 명찰 제작 - (기술전시/상담회) 전시부스, 테이블 등 관련 구조물 세팅 ․ 전시테이블, 모니터, 케이블, 명찰(기술전시물, 참석내빈) 제작 - (기념품)기념품 구매, 포장, 배포 등
행사 운영	- 행사 운영 지원 - 행사장 및 관련 시설․장비 준비상태 점검 및 보고 - 등록데스크, 다과테이블 제공 및 운영 - 행사장 정리 및 사후 관리(최종결과보고 제출 등) - 비상조치 사항(응급환자 발생 등 비상상황 시 필요 안전 제반 조치사항)

Ⅱ. 과업의 내용

구 분		주 요 업 무
기획	일반기획	〇 행사 세부추진 계획 수립 - 행사 운영 계획, 행사 장치 기획, 행사 매뉴얼 제작 등 〇 VIP 및 참석자 관리 계획 수립
	행사기획	〇 축하공연 및 행사 기획 - 행사 참석자 이목을 집중시키기 위한 축하공연·기획 - 행사 참석자 감사품(기념품) 선정 및 구매 등
홍보	홍보물 제작	〇 홍보영상물 제작, 상영 〇 리플렛 제작 및 배포(세련된 디자인과 구성 요구) 〇 초청장 및 VIP주차증(봉투포함) 제작․배포 〇 홍보 현수막, A보드 등 각종 홍보 제작물 일체
인력	현장 진행	〇 전문 아나운서 섭외 〇 현장진행 및 운영전반을 위한 도우미, 행사보조 등 섭외 〇 긴급사안 발생 시 신속한 대처능력 필요
디자인	각종 디자인 기획 및 제작	〇 행사장 무대(백드롭 디자인 등) 디자인 기획 및 제작·설치 〇 행사홍보를 위한 시각적 효과가 뛰어난 독창적 디자인 구성
행사진행	진행	〇 행사 진행사항, 교통, 주차, 오찬장소 등 관련 사항 〇 행사 관련 진행 상황 보고 〇 행사 실시간 촬영 및 중계
	시설물 설치 및 철거	〇 제품전시 및 시연을 위한 행사장 부스 설치 및 철거 〇 행사진행을 위한 의자, 테이블 등 각종 시설물 설치 및 행사 후 철거 작업까지 포함 〇 각종 전기, 배선 공사 및 종료 후 철거 필수
	VIP 및 참석자 관리	〇 행사 참석자 관리(방명록 작성 등) 〇 VIP 접견 관련 음료, 다과 제공 및 관리 〇 참석자 오찬 및 음료 등 제공 관리
마무리	결과보고	〇 완료보고서 제출 〇 전반적인 행사 사진 및 동영상 촬영(USB 3EA 제출) - 기념식 행사, 부대행사, 내외빈 참석자 사진 등
	정산보고	〇 정산 관련 자료 제출 - 행사 종료 후 20일 이내 제출 〇 정산보고 후 추가 요청 자료 있을 시 작성 및 제출
기타		〇 제안요청서에 제시되지 않은 추가사항 발생 시 제안사는 최대한 수용하여야 함

1. 행사기획 및 연출

가. 행사의 기본 구성은 세미나(오전/오후), 기념식(오후), 기술·구매 상담회(오후), 전시·시연(전일)을 기준으로 한다.

나. 전체 행사는 발주자와 협의하여 식순을 결정·거행하며, 필요 시 별도의 이벤트를 가미할 수 있다.

다. 기념식 행사 시행 전 조선해양산업 발전전략과 비전 및 울산 조선해양산업의 위상을 표현한 홍보영상과 참석자들과 지역민들이 함께 보고 즐길 수 있는 행사로 기획·연출 하여야 하며 내용은 발주자와 협의하여 결정한다.

라. 행사는 정부의 의전절차에 따라 진행될 수 있도록 준비하여야 하며, 발주자로부터 행사기획, 시설물 제작 등에 대한 변경 요구가 있을 경우 즉시 이에 응하여야 한다.

마. 행사와 관련한 리허설은 본 행사에 지장이 없도록 행사 전 발주자의 참석 하에 1회 이상 실시함을 원칙으로 하며, 리허설은 본 행사와 동일한 순서로 진행하여야 한다.

2. 행사장 디자인

가. 행사장은 발주자와의 협의 결과에 따라 발주자가 제시한 공간으로 한다.

나. 행사장 배치는 참석자의 동선 상 불편하지 않도록 계획하여야 하며, 우천 및 바람 등 날씨와 무관하게 행사에 참관 할 수 있도록 제반사항(주차장 등) 준비하여야 한다.

마. 행사장 출입구에는 별도의 안내데스크를 설치·운영하여야 한다.

바. VIP 차량의 입·퇴장 동선을 고려하여 VIP 전용 대기실 및 주차공간을 확보하여야 하며, 차량 입·퇴장 동선을 고려하여 발주자와 협의하여 주차공간을 충분히 확보한다.

사. 행사운영에 필요한 제반시설 및 장비 등은 발주자와 협의하여 구분 지정하며, 이에 필요한 집기비품은 행사 1일전까지 정해진 위치에 배치하여야 한다.

3. 행사장 무대 제작 등

가. 무대제작의 범위는 행사장 전체를 말하며, 주제(울산 조선해양산업 발전)에 부합하는 무대장치 등 창의성이 돋보이게 구상하여야 하며 발주자와 협의하여 설치한다.

4. 홍보물 디자인 및 제작·설치

가. 홍보물의 범위는 초청장, 리플렛, 현수막, 안내간판 등 본 행사의 홍보에 필요한 제반 시설물 전체를 포함하며, 발주자의 요구 시 그 범위가 추가될 수 있다.

나. 안내간판, 현수막 등 각종 홍보물은 행사장 및 주변지역의 주요지역에 설치하고 설치 장소, 규격, 수량 및 사양은 발주자와 협의 후 설치한다.

다. 홍보물 설치 시 관련된 인·허가 사항은 과업수행 업체에서 득하여야 한다.

라. 기타 홍보물 제작과 관련하여 미결정된 사안은 발주자와 협의하여 차질 없이 준비하도록 한다.

5. 식전행사

가. 식전행사의 범위는 발주자와 협의 후 결정한다.

6. 행사 영상물 제작·상영

가. 영상물은 행사 홍보 영상으로 그 종류는 발주자와 협의하여 최종 결정한다.

나. 영상물은 발주자와 협의하여 편집하여야 하며 행사 당일, 상영될 수 있도록 하여야 한다.

다. 영상물의 제작 시에는 사전에 시연을 통해 발주자와 협의하여야 하며, 수정요구가 있을 경우 즉시 반영해야 한다.

7. 음향·영상 시스템

가. 별도 음향 시스템을 설치하여 계획된 행사내용을 충분히 전달할 수 있도록 하여야 한다.

8. 행사 진행요원

가. 행사 진행요원은 발주자와 협의하여 선정하여야 한다.

나. 행사의 효율성과 참석자들의 편의를 위해 발주자가 지정한 장소에 적정 인원을 배치·운용한다.

9. 기타사항

가. 본 행사의 기본개요 및 방향은 관계기관 등과의 협의결과에 따라 변동될 수 있으며, 이 경우 변동된 내용에 따라 과업을 수행하여야 한다.

나. 행사 기념품은 발주자와 협의하여 준비하여야 한다.

Ⅲ. 과업수행지침

1. 일반사항

가. 과업수행의 모든 사항은 본 과업지시서에 의하여 수행하며, 이에 규정되지 아니한 사항은 관계법령 및 발주기관의 관련 규정에 의하여 발주자와 협의하여 수행하여야 한다.

나. 과업의 수행과 관련된 제반사항은 제작일정에 따라 효율적으로 진행하고, 저작권법 등 관계법령에 위반되는 행위 또는 문제의 발생소지가 있는 행위는 일체 금하여야 한다.

다. 과업 수행에 있어서 발생하는 민·형사, 행정상의 제반 법적 분쟁에 대한 책임은 과업 수행업체에서 부담한다.

라. 본 과업에 소요된 각종 설치물 중 발주자가 필요한 경우 소유권을 주장할 수 있으며, 과업수행업체는 이에 응하여야 한다.

마. 본 과업지시서에 명시되지 않은 사항이라도 발주자 및 용역수행자가 판단하여 필요하다고 인정되는 경우 내용을 추가할 수 있으며, 이에 소요되는 경미한 비용은 용역수행자 부담으로 한다.

바. 본 과업 수행에 있어 장소 또는 일정변경 등 일부 변경사항의 조정이 필요한 경우 발주자의 방침에 따른다.

사. 과업 수행업체는 행사준비 상 부득이하게 시설물 등을 손괴할 경우에는 관리기관의 승인을 얻은 후 시공을 하고 손상부분은 과업수행업체의 부담으로 원상복구 등 필요한 조치를 하여야 한다.

2. 용역의 진도관리

가. 계약체결 즉시 과업에 착수하여야 하며, 착수일로부터 10일 이내에 착수계, 과업총괄책임자 선임계, 과업총괄책임자 및 각 부분별 책임자의 이력서 및 자격·경력증명서 사본, 예정공정표, 인력투입계획서, 보안각서 및 보안대책, 기타 발주자가 요구하는 사항 등 필요한 제반 서류를 구비하여 제출하여야 한다.

나. 완료계를 제출할 경우에는 유형의 시설물 및 특수효과 등에 대한 증빙을 할 수 있는 사진첩과 영상으로 기록한 자료를 함께 제출하여야 한다.

다. 과업의 진척보고는 발주자의 요청에 따라 과업수행공정에 대하여 담당자에게 경유, 보고한다.

3. 계약변경 조건

가. 과업의 내용이 당초의 계획과 현저히 달라진 경우로써 발주기관이 판단하여 계약변경이 필요하다고 인정되는 경우에 한한다.

나. 계약체결 후 계약금액의 결정에 하자 또는 착오가 있음이 발견되거나, 기타 계약금액을 조정할 불가피한 사유가 발생하였을 때에는 당초 금액을 협의 조정할 수 있다.

다. 과업의 추진과정에서 발주기관이 인정하는 사유로 인하여 과업 추진이 지연될 경우에는 과업기간을 연장할 수 있다.

4. 기타사항

가. 과업지시서 상의 용어는 일반적인 통념에 따라 해석하며, 발주기관과 수급인간 해석상의 차이가 있을 때는 발주기관의 지시에 따른다.

나. 과업수행 중 계획변경 등으로 과업이 중지되거나 과업내용이 변경된 경우 과업수행기간을 변경할 수 있다.

다. 보고서 및 조사자료 등 용역성과품에 대한 판권 등 모든 권리와 과업수행을 위해 구입한 각종 자료 등은 발주기관이 소유하며, 발주기관의 승인 없이 제3자에게 대여 또는 유포할 수 없다.

라. 계약 내역상의 수량이 변경된 경우(과업의 미이행부분 포함) 정산내역서 및 증빙사진을 포함하여 제출하여야 한다. 이 경우 발주자 확인 후 정산 처리한다.

마. 다음의 사유가 발생한 경우 과업수행 상 특별한 사유가 없는 한 계약위반 행위로 간주하여 관계규정에 의거 조치할 수 있다.

- 발주자의 정당한 지시에 불응하여 과업을 진행한 때

- 대행사가 과업수행이 불가능하다고 인정할 때

- 기타 계약조건을 위반한 때

바. 다음의 사유가 발생하였을 경우에는 발주자와 사전 협의하여 과업기간을 조정할 수 있다.

- 과업수행 중 발주자의 사정상 계획의 변경·조정 사유가 발생한 경우

- 기타 불가항력적인 사유가 발생한 경우

5. 보안사항

가. 과업 수행으로 알게 된 내용에 대해서는 비밀을 유지하여야 하며, 일체의 자료를 타인에게 양도하거나 발설하여서는 안된다.

나. 용역수행자는 과업착수와 동시에 보안각서를 제출하여야 한다.

다. 용역수행자는 본 과업과 관련하여 취득한 비밀을 외부에 공개 또는 제공하여서는 안된다.

라. 사업의 중요계획이 외부에 유출되지 않도록 자료 관리에 만전을 기해야 한다.

Ⅳ. 성과품 제출

1. 보고서 제출

가. 용역수행자는 과업완료 후 20일 이내에 용역수행 결과보고서 및 결과물(앨범, 사진파일, 영상물 등)을 발주자에게 제출하여야 한다.

나. 용역수행결과 보고서 제출 시에는 유형의 시설물 및 특수효과 등에 대한 증빙을 할 수 있는 사진과 영상이 수록된 USB 등을 함께 제출하여야 한다.